Çalışan Fotoğrafının Şirket Sosyal Medyasında Paylaşılması: KVKK Kapsamında Rıza Şartları

Şirketlerin kurumsal iletişim ve işveren markası çalışmaları kapsamında; ofis etkinlikleri, ekip tanıtımları, eğitimler veya kutlamalara ilişkin fotoğraf ve videoların Instagram, LinkedIn ve benzeri platformlarda paylaşılması yaygın bir uygulama hâline gelmiştir. Ancak bu paylaşımların hukuki boyutu çoğu zaman gözden kaçırılmaktadır. Çalışanlara ait görsel ve işitsel kayıtlar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında kişisel veri niteliğindedir ve bu verilerin şirket sosyal medya hesaplarında yayımlanması bir kişisel veri işleme faaliyetidir. Bu yazıda, çalışanların fotoğraf ve video kayıtlarının izinsiz paylaşılmasının mümkün olup olmadığı, alınması gereken rızaların kapsamı ve uygulamada sık yapılan hatalar ele alınmaktadır.

Çalışan Fotoğrafı ve Videosu Kişisel Veri midir?

KVKK'nın 3. maddesi uyarınca kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bir çalışanın yüzünün seçilebildiği fotoğraf, sesi veya görüntüsünün yer aldığı video kayıtları, kişiyi doğrudan belirlenebilir kıldığından kişisel veri niteliğindedir. Bu kayıtların şirketin sosyal medya hesabında yayımlanması ise verinin kaydedilmesi, aktarılması ve alenileştirilmesi anlamına geldiğinden Kanun kapsamında veri işleme faaliyeti olarak değerlendirilmektedir.

Önemle belirtilmelidir ki fotoğraf ve video kayıtları kural olarak genel nitelikli kişisel veridir. Ancak kayıt içeriğinden kişinin sağlık durumu, dini inancı veya kılık kıyafeti üzerinden dernek/sendika üyeliği gibi hususların anlaşılabildiği hâllerde özel nitelikli kişisel veri boyutu gündeme gelebilecek ve daha sıkı işleme şartları uygulanacaktır. Ayrıca görüntülerin yüz tanıma gibi biyometrik analize tabi tutulması halinde biyometrik veri devreye girer. Salt fotoğraf paylaşımı bu kapsamda değildir.

İzinsiz Paylaşım Mümkün Müdür?

Çalışanların görsel ve işitsel kayıtlarının tanıtım, reklam veya kurumsal iletişim amacıyla sosyal medyada paylaşılması, KVKK'nın 5. maddesinde sayılan rıza dışı işleme şartlarından (kanunlarda öngörülme, sözleşmenin ifası için zorunluluk, meşru menfaat vb.) herhangi birine dayandırılamamaktadır. Uygulamada işverenler bu paylaşımları zaman zaman "meşru menfaat" hukuki sebebine dayandırmaya çalışmaktadır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında ve doktrinde kabul edilen yaklaşım işyeri güvenliği amaçlı kamera kaydı gibi zorunlu işleme faaliyetlerinden farklı olarak, tanıtım ve sosyal medya paylaşımının işverenin faaliyeti için zorunlu olmadığı, dolayısıyla meşru menfaat dengesi testini geçemeyeceği yönündedir. Bu nedenle sosyal medya paylaşımı bakımından tek geçerli hukuki sebep, ilgili çalışanın açık rızasıdır. İzinsiz paylaşım yalnızca KVKK'ya değil 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'nun 24. maddesi kapsamında kişilik haklarına ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nun 86. maddesindeki resim üzerindeki hak korumasına da aykırılık oluşturabilir. Ayrıca hukuka aykırı veri işleme, Türk Ceza Kanunu'nun 135 ve 136. maddeleri kapsamında cezai sorumluluğu da gündeme getirebilecektir.

Geçerli Bir Açık Rızanın Unsurları Nelerdir?

KVKK'nın 3. maddesi uyarınca açık rıza belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. Sosyal medya paylaşımları bakımından bu üç unsur şu şekilde somutlaşmaktadır:

1. Belirli bir konuya ilişkin olma: Rıza metninde; hangi tür kayıtların (fotoğraf, video, ses), hangi platformlarda (örneğin şirketin Instagram ve LinkedIn hesapları), hangi amaçlarla (tanıtım, işveren markası, etkinlik duyurusu) ve öngörülebilir hangi süreyle kullanılacağı açıkça belirtilmelidir. "Her türlü mecrada, süresiz olarak, peşinen izin veriyorum" şeklindeki battaniye rıza ifadeleri geçersizdir; Kurul uygulamasında ileriye yönelik belirsiz işlemler için alınan genel rızalar açık rıza olarak kabul edilmemektedir.

2. Bilgilendirmeye dayanma: Rızadan önce KVKK'nın 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir. Aydınlatma veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım yapılacak taraflar (sosyal medya platformları yurt dışı aktarım boyutu dâhil), hukuki sebep ve ilgili kişinin 11. maddedeki haklarını içermelidir.

3. Özgür irade: İş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle çalışan rızasının özgür iradeye dayanıp dayanmadığı titizlikle değerlendirilmektedir. Rıza vermemenin çalışan aleyhine hiçbir sonuç doğurmayacağı hem metinde belirtilmeli hem de fiilen sağlanmalıdır. Rızanın işe alım veya çalışmaya devam şartına bağlanması, rızayı geçersiz kılar.

Uygulamada Sık Yapılan Hatalar: Çalışan Fotoğrafı Şirket Sosyal Medya

İş sözleşmesine gömülü rıza: Açık rızanın iş sözleşmesi içerisindeki bir madde ile alınması geçerli değildir. İş ilişkisindeki yapısal güç dengesizliği, sözleşme imzası sırasında verilen rızanın özgür iradeye dayandığının kabulünü engellemektedir. Açık rıza, iş sözleşmesinden ve diğer belgelerden bağımsız, ayrı bir belge ile alınmalıdır.

Aydınlatmanın sözleşme maddesiyle geçiştirilmesi: Aydınlatma yükümlülüğü de sözleşme hükmüyle yerine getirilemez. Ayrı bir aydınlatma metni düzenlenmelidir. Aydınlatma metni ile açık rıza metninin tek belgede birleştirilmesi de Kurul rehberlerine aykırıdır.

İbraname veya muvafakatname ile birleştirme: Görsel kullanım rızasının, işten ayrılış ibranamesi ya da başka muvafakatnamelerle tek belge üzerinden alınması rızanın belirli bir konuya ilişkin olma ve özgür irade unsurlarını zedelemektedir. Her onay ayrı metin ve ayrı imza süreciyle alınmalıdır.

Rıza geri alındıktan sonra paylaşımın sürdürülmesi: Açık rıza her zaman geri alınabilir. Rızanın geri alınması hâlinde ilgili paylaşımların tüm platformlardan kaldırılması, verinin silinmesi/yok edilmesi ve talep hâlinde imha tutanağıyla belgelenmesi gerekmektedir. Geri alma sonrası paylaşımın devamı, başlı başına hukuka aykırı işleme oluşturur.

Eski çalışan görsellerinin yayında bırakılması: İş ilişkisinin sona ermesi, işleme amacını çoğu halde ortadan kaldırır. Ayrılan çalışanların görsellerinin gözden geçirilmesi ve kural olarak kaldırılması gerekir.

İşveren İçin Yol Haritası

Uyumlu bir uygulama için asgari olarak şu adımların tamamlanması önerilmektedir: (i) çalışanlara yönelik, görsel ve işitsel kayıt işleme faaliyetini kapsayan bağımsız bir aydınlatma metni hazırlanması; (ii) platform, amaç ve kullanım kapsamını belirten, iş sözleşmesinden bağımsız bir açık rıza formu düzenlenmesi; (iii) rıza vermeyen veya rızasını geri alan çalışanlar için işleyen bir kayıt kaldırma prosedürü kurulması; (iv) VERBİS kaydı bulunan veri sorumluları bakımından envanter ve kayıt bilgilerinin bu işleme faaliyetini kapsayacak şekilde güncellenmesi; (v) sosyal medya yönetimini yürüten ajans veya çalışanlarla veri aktarımı ve gizlilik yükümlülüklerinin sözleşmesel olarak düzenlenmesi.

İhlal halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından KVKK'nın 18. maddesi uyarınca idari para cezası uygulanabileceği gibi; çalışanın manevi tazminat talebi ve cezai süreçler de gündeme gelebilecektir. Güncel idari para cezası tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiğinden, mevcut alt ve üst sınırların resmî kaynaklardan teyit edilmesi önerilmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Çalışanım rıza verdi, sonra geri aldı. Paylaşımı kaldırmak zorunda mıyım?

Evet. Açık rıza her zaman geri alınabilir ve geri alma ileriye etkili sonuç doğurur. Paylaşımın tüm platformlardan kaldırılması ve verinin imha edilmesi gerekir.

Toplu etkinlik fotoğraflarında herkesten tek tek rıza almam gerekir mi?

Kural olarak kimliği belirlenebilir her çalışan için açık rıza gereklidir. Kişilerin seçilemediği geniş açı çekimler veya bulanıklaştırma gibi tedbirlerle kimliksizleştirilen görseller bakımından risk önemli ölçüde azalır.

İş sözleşmesindeki "görsellerim kullanılabilir" maddesi yeterli midir?

Hayır. İş sözleşmesine gömülü rıza, özgür irade unsuru yönünden geçersiz kabul edilmektedir. Bağımsız bir açık rıza belgesi düzenlenmelidir.

Rıza vermeyen çalışana yaptırım uygulayabilir miyim?

Hayır. Rıza vermemenin çalışan aleyhine sonuç doğurması, verilen tüm rızaların geçerliliğini de tartışmalı hale getirir.

Bu bilgi genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki tavsiye yerine geçmez.